西北农林科技大学印章管理办法

第一章  总 则

第一条  为进一步规范学校印章的管理和使用，提高办公水平及办事效率，确保印章使用合法、安全、可靠，根据《中华人民共和国高等教育法》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》及《中华人民共和国电子签名法》，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所指印章包括实体印章和电子印章。实体印章是指由学校审批、制发的镌有文字、线条或者图案，用于文件鉴定或签署的具体工具。电子印章是指由学校审批、制发的电子数据，在一定期限内用以证明单位、持有人身份的数字工具，由印章电子版、数字证书、签名密钥组成。

第三条  本办法所指印章类别

1.学校党委印章、行政印章、钢印；

2.学校纪委印章；

3.学校二级单位党委（党总支）印章、行政印章；

4.经学校批准制作的各类业务专用章；

5.校领导和二级单位领导用于因公事务的名章；

6.其他经学校审定同意制作的印章。

第四条  电子印章和实体印章具有同等法律效力，相关法律、法规另有规定的情形除外。

第二章  印章的制作、启用及注销

第五条  印章制发必须履行审批程序，经主管部门审批同意，由申请单位向党委校长办公室提交书面申请，由党委校长办公室负责制发，校内其他单位一律不得私自制作。

第六条  印章的制作

1.实体印章形状一般为圆形，印章字体为简化宋体。校级印章直径4.5cm，钢印直径4.2cm；学校处级单位印章直径4.2cm，其下属机构印章直径4.0cm；国家部委、省（市）批准成立，设置或挂靠在我校的机构印章直径为4.0cm；特殊形状的印章依规制作。

2.电子印章须先有对应的实体印章，内容须与实体印章内容保持一致，电子签名章的图形化特征应与签名章持有人手写签名保持一致。制作电子印章时，应检查所绑定数字证书的有效性。电子印章数据格式应遵循国家电子印章数据格式规范标准，不得擅自更改、删除电子印章制作信息。

3.学校新成立的机构或变更机构名称，根据机构设置相关文件制作印章。经学校批准成立的虚拟机构原则上不制作印章，如需使用印章，由其归口管理单位代章。

4.实体印章因磨损等原因需要重新刻制的，按原流程重新申请，说明更换理由并附原印章印模。

5.制作校领导名章须经校领导本人同意。

第七条  印章的启用

1.印章在党委校长办公室留存印模、备案或发文后方可启用。

2.印章启用前，须将印章负责领导、管理员等信息报党委校长办公室登记备案后方可启用。

第八条  印章的注销

1.因单位撤销、机构更名等原因停用的印章，必须于发文后5个工作日内交回党委校长办公室统一归档，持有单位不得自行处置印章。

2.实体印章停用，电子印章同时注销。

第三章  印章的管理及使用

第九条印章的管理

1.实体印章与电子印章实行同级别管理。党委校长办公室负责印章的制发、变更、验签和使用统计等。

2.党委校长办公室负责管理校级印章、校领导名章、校长办公室和党委办公室印章，其他单位负责管理其所持有的印章。印章由专人保管，负责领导、管理员签订《印章使用管理责任书》，人员信息变更后及时报党委校长办公室备案并完成工作交接。

3.党委校长办公室负责建设管理学校电子印章系统平台，二级单位不再建设电子印章系统。

第十条  印章的使用

1.印章使用遵循先审批后使用原则，未经审批，严禁擅自使用印章。严格控制使用校级印章，凡能使用二级单位印章的，不用学校印章。

2.印章应在学校授权业务范围和岗位职责内使用，使用人不得超越业务范围或越权使用印章。特殊形状的印章仅用于特定业务。校领导名章须经校领导本人同意后方可使用。

3.严禁在空白纸张、表单、证件以及未经审批的文档材料中使用印章。用印时应注意位置恰当，清晰端正，落款单位名称必须与印章内容一致，属代章的应在落款处注明“（代章）”字样。

4.校级印章使用须经相关职能部门审核、部门领导签字盖章后，向党委校长办公室提交用印申请，必要时须经校级领导审批后用印。二级单位印章使用须经本单位登记、审核、批准等程序后方可用印。

5.电子印章应在学校审批同意并完成技术对接的校内信息系统或网上业务审批流程中使用。加盖电子印章后的文档，由电子印章持有部门定期梳理归档。电子印章不得用于任何涉及国家秘密、工作秘密、内部文件的材料。

6.实体印章使用范围

校钢印：用于学校颁发的学生证、研究生证、毕（结）业证、学位证、毕业证明书、工作证、离退休证、学员证、名誉学衔证等证件的照片压印；

校党委、行政印章：用于校领导签发、以校党委或行政名义印发的文件、以学校名义制发的各种统计报表、校际合同、协议书，成绩单、招生录取通知书、聘书、奖状、涉外信件，以及以学校名义出具的各类证明、介绍信等；

校领导名章：用于以学校名义颁发的需加盖校领导名章的证书、聘书等，需加盖领导名章的项目申报书、合同协议、委托书、申报表、审批表、目标任务书、责任书，以及以校领导名义发出的函件等；

二级单位及其下属机构印章：用于二级单位职责范围内业务往来，学校书面授权对外使用的印章应确保在所授权的业务范围内使用；

其他专用印章：严格按照专章专用要求，依据印章制作时审定的范围使用。

7.电子印章使用范围

电子印章用于校内往来的，以电子形式呈现的正式文件；校外使用根据用印文本接收方认可情况而定。

第四章  印章的安全保障

第十一条  凡有下列情况之一的，严禁用印：

1.上报及下发的文件内容有误或批准权限不当；

2.涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件；

3.未经主管部门领导审核及校领导签发批准的文件；

4.非本校教职员工或与本校工作、业务无关的文件。

第十二条电子印章系统平台的建设应选择符合国家计算机信息系统安全等级保护要求的供应商及产品，建立可靠的数据存储、备份、恢复等数据安全机制。

第十三条  实体印章不得自行带离办公地点或转交他人使用。因特殊情况需在办公地点以外用印的，须经责任单位分管领导批准同意，由印章管理员监印。

第十四条印章负责领导、管理员应自觉遵守国家保密规定及学校相关规定，妥善保管实体印章，随用随锁，避免丢失及盗用；应防范电子印章系统平台账号、口令、密码泄露，定期修改密码，一旦账号、密码、口令出现泄露，须立即修改密码并报告党委校长办公室。

第十五条各单位须认真登记印章使用信息。印章负责领导、管理员须严格保密用印过程中收集到的信息，不得泄露、篡改或毁损，不得出售或非法向他人提供。

第五章  违规责任

第十六条  因印章管理和使用不当，给学校造成损失或不良影响的，将追究涉事人员及有关领导的责任。

第十七条  对伪造、变造、冒用、盗用印章，提供虚假材料申请使用印章等行为，将依法追究涉事人员法律责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

第六章  附则

第十八条  本办法自2024年1月1日起施行，原《西北农林科技大学印章管理办法》（校办发〔2018〕133号）同时废止。

第十九条  本办法由党委校长办公室负责解释。