关于启用OA系统中部门邮箱的通知

各单位：

    为提高办公效率，加强信息化建设，现就全面启用OA系统中的部门邮箱功能有关事项通知如下：
　　一、适用范围
　　部门邮箱适用于学校各单位之间发送或接收工作邮件，如：会议通知、材料报送、文件传输等事务性工作。
　　二、功能简介
　　1.各单位“公文秘书”为部门邮箱的管理员，负责部门邮件的创建、签收、反馈等。各学院（系、部、所）“公文秘书”一般为办公室主任、行政秘书、党务秘书。其他单位“公文秘书”一般为办公室主任（秘书）。
　　2.创建：登陆OA系统后，通过单击“部门办公→部门邮箱→新建邮件”创建，也可直接通过“稿件创建向导”功能新建。（具体操作流程见附件）
　　3.接收：如有新邮件，登录OA系统后，各单位“公文秘书”的待办事宜中会显示部门邮箱有新增任务，“公文秘书”签收后，该单位其他工作人员方可查阅邮件内容。
　　4.部门邮箱新增“办理情况”模块，此功能用于对部门邮件落实情况的跟踪督办，发件单位可实时查看到收件单位的签收、办理情况。
　　三、有关要求
　　1.为改进工作作风，只涉及部分单位的具体工作，今后一律使用部门邮箱办理，不再以正式通知在OA系统通知公告栏中发布。
　　2.为保证学校信息安全，不再使用QQ等工具发布信息、传输文件。
　　3.为强化工作落实，各单位“公文秘书”每天至少查看部门邮箱两次，及时签收部门邮件。对于要求回复办理情况的，要明确说明工作进展，不能简单回复“收到”“办理中”等。
　　4.个人传送校内文件时，建议使用OA系统中“个人邮箱”，功能更安全、方便、快捷。
　　5.使用过程中，如需技术咨询，请联系党委校长办公室机要科。联系电话：87082816

　　附件：部门邮箱使用流程说明

党委校长办公室  

2017年3月29日