关于进一步规范会议记录的通知

各学院（系、部、所），机关各部门，直属（附属）单位：

      会议记录是研究工作、处理问题、开展学习的原始资料，是记载当时真实情况的重要档案之一。近年来，一些单位对会议记录的管理不够规范，出现记录不全、记录本遗失、缺页等情况，对会议记录的使用造成不利影响。为进一步改进工作作风，规范工作流程，强化过程管理，现就进一步规范全校会议记录工作通知如下。
　　一、规范会议记录用本
　　党委校长办公室将统一派发会议记录本，用于各类正式会议记录。党委组织部将统一派发党内组织生活记录本，用于各党委、党支部组织生活记录。不同种类的会议，记录本应分开，并在封面标明会议类别。
　　二、规范会议记录格式
　　（一）要素齐全
　　内容包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四个部分。
　　1.标题，即会议名称。
　　2.会议组织情况。包括开会时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等。要写清楚参会人员的姓名，缺席者应注明原因。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。
　　3.会议内容。包括会议议题，主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人员发言、讨论情况，决议事项等。
　　4.结尾。在本次会议记录右下方，由会议记录人、主持人签名。
　　（二）真实准确
　　1.会议记录必须实事求是、表达准确、层次清晰、语句通顺，不能产生曲解和疏漏。对会议内容、讨论发言情况及会议过程、决议等要力求准确，尽可能完整地记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，特别是主要领导人的发言、对关键问题、有争议问题的发言，更要准确记录原话，不得随意增删和改动。对没有听清楚或发言者表达不清楚的，不能凭主观想象任意推断，应找有关人员和发言者本人进行核实。
　　2.记录要突出重点，有详有略，重要的内容和发言要详记，不重要的或与会议无关的可以略记或不记。
　　3.特别重要的会议，要做好会议录音，以备会后整理补充会议记录。
　　（三）书面整洁
　　会议记录要求书写格式规范、统一，字迹工整，不得随意涂改。不同的会议、不同的议题、不同与会者的发言、不同的发言内容，其分页、段落、起行要一目了然。关于表态性发言，要逐一记录下表态意见，不能作统一描述。会议记录应按会议时间先后顺序依次连续记录，不得跳页和拆页也不得插页。
　　（四）专人记录
　　应指定政治素质好、组织纪律强、熟悉业务的同志作为会议记录人员。记录人员对会议记录的真实性和完整性承担责任。会议讨论研究干部议题时，如内容与记录人员相关，应严格执行工作回避纪律，并在会议记录上注明。
　　三、会议记录存档
　　会议记录本不跨年使用，专人保管，确保安全保密。每年年底上交本单位办公室主任（处务、部务秘书）及时归档。保管人员工作变动时，应及时办理交接手续。
　　四、强化监督检查
　　1.各单位主要负责人要承担起主体责任，加强组织领导，确保责任到人，定期开展自查，督促会议记录人员认真做好会议记录和记录存档工作。
　　2.学校将组织不定期抽查，重点对集体讨论决定重大事项、党员组织发展、评优评先、推荐任免干部事项的会议记录及相关的原始材料进行检查。对会议记录发生丢失、毁损、泄密等情况的，将追究有关人员的责任。

　　附件: 会议记录规范模板

党委校长办公室

2017年4月6日